RPA: Your Robot Colleague

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die gebruik maakt van “bots” om repetitieve taken te automatiseren met behulp van een set vooraf gedefinieerde regels en workflows, die menselijk gedrag proberen na te bootsen. Je kunt ze zien als zeer gespecialiseerde collega’s die er echt van genieten om steeds opnieuw één specifieke taak uit te voeren. Als deze collega zich bij je team voegt, heb je meer tijd over voor complexere en strategische problemen. Deze bots zijn echter niet de slimste. Ze hebben duidelijke begeleiding nodig om ervoor te zorgen dat de processen correct worden uitgevoerd.

Menselijk gedrag nabootsen

Wat RPA onderscheidt van andere scripts is dat ze specifiek ontworpen zijn om menselijke taken te automatiseren. Dit omvat front-end taken zoals interactie met een gebruikersinterface. Dit zorgt ervoor dat ze de onderliggende systemen die al aanwezig zijn niet verstoren, waardoor een naadloze samenwerking tussen bot en mens in verschillende systemen mogelijk is. Mensen zijn ook gevoelig voor het maken van fouten. Met een goed geconstrueerde RPA kan de nauwkeurigheid enorm toenemen.

Omdat RPA’s taken kunnen nabootsen die gericht zijn op mensen, zijn ze erg nuttig voor het integreren van systemen die geen application programming interface (API) hebben. Ze kunnen begrijpen wat er op een scherm staat en toetsaanslagen voltooien. Het invoeren van dezelfde informatie in meerdere systemen kan zo worden uitbesteed aan de bot, waardoor de samenwerking tussen verschillende afdelingen toeneemt en overkoepelende processen sneller verlopen.

Soorten RPA’s

RPA’s kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën: attended, unattended en een hybride van de twee. Het belangrijkste verschil zit in de mate van interactie tussen mensen en de bot.

Aanwezige RPA “s werken naast mensen en voeren subprocessen uit van een breder, dynamischer proces. Ze wachten tot een mens ze activeert wanneer dat nodig is en hun workflow kan in verschillende scenario” s worden toegepast.

Onbemande RPA’s daarentegen vereisen geen menselijke tussenkomst. Ze draaien volgens een vooraf bepaald schema of worden getriggerd wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Deze bots zijn gespecialiseerd in het uitvoeren van end-to-end processen. Beheerde RPA’s lijken meer op een persoonlijke assistent, terwijl onbeheerde RPA’s functioneren als een meer gespecialiseerde stand-alone automatiseringsmachine.

Hybride oplossingen kunnen gebruikmaken van de snelheid en nauwkeurigheid van de bot voor repetitieve taken, terwijl een menselijke toezichthouder complexe afwijkingen identificeert. Op deze manier kan de mens de automatisering in de juiste richting sturen op basis van de informatie die de bot levert.

RPA “s kunnen lokaal op een desktop draaien, maar ook in de cloud. Lokale (on-premises) RPA” s zijn een goede keuze bij de verwerking van gevoelige gegevens of gegevens met een hoog volume, of bij legacy systemen die interactie aan de voorkant vereisen. Cloud RPA “s daarentegen zijn geweldig voor processen met wisselende schaalbaarheid. Cloud RPA” s kunnen ook gemakkelijker triggers vastleggen op basis van activiteit in het netwerk en kunnen sneller worden ingezet.

Het verwerken van facturen, het genereren van rapporten, het bijwerken van klantinformatie of ETL-processen (Extract, Transform, Load) zijn goede RPA-toepassingen. Hoe minder afwijkingen worden verwacht in een proces, hoe groter het deel van de werklast dat kan worden toegewezen aan de bot.

Goede praktijken

Uiteindelijk zijn RPA’s geen rationele probleemoplossers. Je geeft ze een reeks instructies en ze zullen die opvolgen zonder zich aan te passen aan afwijkingen. Het is dus cruciaal dat er voldoende controles zijn om ervoor te zorgen dat het proces betrouwbaar is. Als de taak bijvoorbeeld het wekelijks invullen van een formulier is, wat moet er dan gebeuren als er een nieuw veld aan het formulier wordt toegevoegd? Zelfs als de RPA niet kan achterhalen wat het nieuwe veld moet bevatten, kunnen er maatregelen worden genomen om deze afwijkingen te detecteren en het proces te stoppen voordat er fouten worden gemaakt. Door de RPA bepaalde mijlpalen van het proces te laten loggen, kan de gebruiker de fouten opsporen. De gebruiker kan dan worden geïnformeerd over de afwijking en de workflow aanpassen.

Het is beter om het proces vroegtijdig te stoppen dan de RPA fouten te laten maken, vooral als fouten tot grote gevolgen kunnen leiden. Ze zijn ontworpen om tijd te besparen, dus je wilt niet meer tijd investeren in het herstellen van de fouten van de RPA dan wanneer je het hele proces met de hand zou doen.

Een ander goed gebruik is om de taak op te delen in meer algemene, onafhankelijke subprocessen. Hierdoor kun je bepaalde delen van de RPA eenvoudig hergebruiken voor vergelijkbare taken in andere applicaties. Subprocessen zorgen ook voor duidelijke documentatie, wat de overdracht van de RPA aan minder technische collega’s vergemakkelijkt.