RPA: Your Robot Colleague

L’automatisation des processus robotiques (RPA) est une technologie qui utilise des « bots » pour automatiser les tâches répétitives à l’aide d’un ensemble de règles et de flux de travail prédéfinis, qui tentent d’imiter le comportement humain. Vous pouvez les voir comme des collègues hautement spécialisés qui aiment vraiment effectuer une tâche spécifique encore et encore. Lorsque ce collègue rejoindra votre équipe, vous aurez plus de temps à consacrer à des problèmes plus complexes et plus stratégiques. Cependant, ces robots ne sont pas les plus intelligents. Ils ont besoin de conseils clairs pour s’assurer que les processus sont exécutés correctement.

Imiter le comportement humain

Ce qui différencie les RPA des autres scripts, c’est qu’ils sont spécifiquement conçus pour automatiser les tâches humaines. Cela inclut les tâches frontales telles que l’interaction avec une interface utilisateur. Ils ne perturbent donc pas les systèmes sous-jacents déjà en place, ce qui permet une coopération transparente entre le robot et l’homme à travers les systèmes. Les humains sont également susceptibles de commettre des erreurs. Avec une RPA bien conçue, la précision peut augmenter considérablement.

Comme les RPA peuvent imiter des tâches destinées aux humains, elles sont très utiles pour intégrer des systèmes qui n’ont pas d’interface de programmation d’application (API). Elles peuvent comprendre ce qui est affiché à l’écran et effectuer des frappes au clavier. La saisie d’une même information dans plusieurs systèmes peut ainsi être confiée à un robot, ce qui renforce la coopération entre les différents services et accélère les processus globaux.

Types d’APR

Les RPA peuvent être divisés en trois catégories : assistés, non assistés et un hybride des deux. La principale différence réside dans le degré d’interaction entre les humains et le robot.

Les RPA assistées travaillent aux côtés des humains, exécutant des sous-processus d’un processus plus large et plus dynamique. Elles attendent d’être déclenchées par un humain en cas de besoin et leur flux de travail peut être appliqué dans différents scénarios.

Les RPA sans surveillance, quant à elles, ne nécessitent pas d’intervention humaine. Elles fonctionnent selon un calendrier prédéfini ou sont déclenchées lorsqu’un certain événement se produit. Ces robots sont spécialisés dans l’exécution de processus de bout en bout. Les RPA assistées ressemblent davantage à un assistant personnel, tandis que les RPA non assistées fonctionnent comme un moteur d’automatisation autonome plus spécialisé.

Les solutions hybrides peuvent tirer parti de la vitesse et de la précision du robot pour les tâches répétitives, tandis qu’un superviseur humain identifie les écarts complexes. De cette manière, l’homme peut guider l’automatisation dans la bonne direction sur la base des informations fournies par le robot.

Les APR peuvent fonctionner localement sur un bureau, mais aussi dans le nuage. Les RPA locales (sur site) sont un choix judicieux lorsque vous traitez des données sensibles ou volumineuses, ou lorsque vous avez affaire à des systèmes hérités qui nécessitent une interaction frontale. Les RPA en nuage, quant à elles, sont idéales pour les processus dont l’évolutivité est variable. Les RPA en nuage peuvent également capturer plus facilement des déclencheurs basés sur l’activité dans le réseau et peuvent être déployés plus rapidement.

Le traitement des factures, la génération de rapports, la mise à jour des informations sur les clients ou les processus ETL (Extract, Transform, Load) peuvent être considérés comme de bonnes applications RPA. Moins il y a de déviations attendues dans un processus, plus la part de la charge de travail qui peut être attribuée au robot est importante.

Bonnes pratiques

En fin de compte, les RPA ne résolvent pas les problèmes de manière rationnelle. Vous leur donnez une série d’instructions et elles les suivront sans s’adapter aux écarts. Il est donc essentiel que des contrôles suffisants soient mis en place pour garantir la fiabilité du processus. Par exemple, si la tâche à accomplir consiste à remplir un formulaire chaque semaine, que se passe-t-il lorsqu’un nouveau champ est ajouté au formulaire ? Même si l’APR ne parvient pas à déterminer ce que le nouveau champ doit contenir, des mesures peuvent être mises en place pour détecter ces écarts et arrêter le processus avant qu’il ne commette des erreurs. Laisser l’assistant personnel enregistrer certaines étapes du processus aide l’utilisateur à localiser les erreurs. L’utilisateur peut alors être informé de l’écart et adapter le flux de travail.

Il est préférable d’interrompre le processus à un stade précoce plutôt que de laisser la RPA commettre des erreurs, surtout si celles-ci peuvent avoir des conséquences importantes. Les assistants personnels sont conçus pour gagner du temps, vous ne voulez donc pas investir plus de temps dans la correction des erreurs de l’assistant personnel que si vous aviez effectué l’ensemble du processus à la main.

Une autre bonne pratique consiste à diviser la tâche en sous-processus plus généraux et indépendants. Cela vous permet de recycler facilement certaines parties de l’APR pour des tâches similaires dans d’autres applications. Les sous-processus facilitent également une documentation claire, ce qui facilite le transfert de l’APR à des collègues moins techniques.